Algemeen

Heuvelsven vzw hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens (en dat uw privacy wordt gerespecteerd). In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over de gegevens die wij verzamelen en hoe wij omgaan met die persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Heuvelsven  houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy verklaring;
• verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Heuvelsven vzw is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacy verklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onze contactgegevens op de website.

Waarom verwerken wij persoonsgegevens

Voor de uitbating van het jeugdverblijf Heuvelsven hebben wij een minimum aan persoonsgegevens nodig. Persoonsgegevens worden door Heuvelsven vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden :

• Het kunnen boeken van onze accommodatie;
• Het verwerken van betalingen en terugbetaling van de waarborg;
• Het bekomen van subsidiëring door de overheid;
• Het verzenden van een 6-maandelijkse nieuwsbrief.

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen, opslaan en verwerken :

• Persoonlijke identiteitsgegevens(of van de organisatie) : naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail
• Gegevens van de organisatie die boekt: naam,  adres, telefoonnummer, e-mail

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

• Het praktisch laten verlopen van de in- en uitcheck (uitwisselen namen en telefoonnummers)
• Het uitwisselen van gegevens indien er gekozen wordt voor vol pension zodat onze kookploeg contact kan opnemen met de verantwoordelijke bookers.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven (andere partijen verstrekken), tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier (schriftelijk) toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken geen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar).

Bewaartermijn

Heuvelsven vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Maximaal 5 jaar na uw laatste verblijf in Heuvelsven worden uw gegevens zorgvuldig uit onze database verwijderd. Indien u dit wenst, kunnen uw gegevens ten allen tijde opgevraagd of verwijderd worden (zie onderdeel ‘Uw rechten omtrent uw gegevens’).

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

• Alle personen die namens Heuvelsven vzw van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Bovenaan dit privacy statement staat hoe je contact met ons kan opnemen. U kan ons ook contacteren via de contactpagina van onze website: www.heuvelsven.be. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming.

Cookies

We hebben besloten om het simpel te houden. Geen cookies, geen gedoe. Geniet van je bezoek zonder je zorgen te maken over tracking of opslag van je gegevens. Zo zou het toch moeten, niet?

Wijziging privacy statement

Heuvelsven vzw kan zijn privacy statement wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen via onze nieuwsbrief en sociale media kanalen. De laatste wijziging dateert van dinsdag 18 juni 2024.