Prijzen en boekingen:

• De prijzen zijn geldig van 1 januari t/m 31 december. De prijs die wordt toegepast is de prijs in het jaar van verblijf
• Voor jeugdwerk wordt jaarlijks opnieuw een specifieke lagere prijscategorie vastgelegd. Jeugdwerk krijgt steeds voorrang bij boekingen. Indien onze verantwoordelijke vaststelt dat de groep niet aan de voorwaarden voor de opgegeven prijscategorie voldoet, zal deze worden aangepast. Groepen die gebruik maken van ‘vol pension’ kunnen tot tien dagen op voorhand het gereserveerde aantal aanwezigen wijzigen.

Voor ieder verblijf wordt een minimum van vijftig deelnemers aangerekend, bepaald in het contract. Ten laatste 14 dagen voor het verblijf wordt het exacte aantal personen doorgegeven voor overnachtingen. Bijkomende overnachtingen worden aangerekend.

Reservatie is geldig indien de voorschotfactuur wordt betaald binnen 14 dagen vanaf factuurdatum. Indien geen voorschot wordt gevraagd is de reservatie geldig indien het contract binnen 14 dagen ondertekend wordt teruggestuurd. De relevante datum is de datum van zending. verbreking van het contract) wordt 50 % van het forfaitair bedrag aangerekend.

Facturatie en betalingswijze: De reservering is definitief na betaling van de voorschotfactuur. De factuur wordt opgemaakt na het opgeven van het geschat aantal deelnemers ten laatste 14 dagen voor het verblijf en MOET betaald zijn vòòr de aanvang. Er gebeurt een eindafrekening binnen de 14 dagen na het verblijf. Facturen worden per overschrijving betaald. Het laattijdig betalen van een factuur leidt tot een administratieve kost van 30,00 EUR. Degene die het verblijf organiseert voor een groep is verantwoordelijk voor de betaling van de volledige factuur. Er worden geen facturen opgemaakt aan of betalingen ontvangen van individuele deelnemers.

De accommodatie moet worden schoongemaakt volgens richtlijnen ter plaatse. Na controle van infrastructuur en inventarissen worden eventuele schade, tekorten of bijkomende schoonmaak aangerekend. Onvoldoende poets, schade of tekorten die bij vertrek niet zijn opgemerkt kunnen nog worden aangerekend indien ze duidelijk door de groep in kwestie is veroorzaakt. De centrumverantwoordelijke brengt de groep hiervan zo snel mogelijk op de hoogte. Wanneer zaken opgenomen in de checklist voor vertrek niet zijn uitgevoerd wordt een meerkost van 60 euro per uur werk afgehouden van de waarborg.

Degene die het verblijf van een groep organiseert, is verantwoordelijk voor de verzekering die zowel de groep als de individuele leden verzekert voor schade die zij kunnen berokkenen aan Heuvelsven alsook de gebruikers hiervan.

Annulering. Onder annulering wordt het volledig afzeggen van het verblijf begrepen en kan enkel schriftelijk gebeuren.

Bij annulering wordt een kost aangerekend. Indien de accommodatie alsnog deels of volledig kan verhuurd worden, wordt het reeds betaald voorschot al naargelang deels of volledig teruggestort. De annuleringskost wordt bepaald op basis van het forfaitair bedrag van vijftig personen voor ‘Groot-Heuvelsven’ en dertig personen voor ‘Klein-Heuvelsven’.

• Bij annulering tussen twaalf en zes maanden wordt 25 % het forfaitair bedrag aangerekend.
• Bij annulering tussen zes en twee maanden voor aankomst wordt 40 % van het forfaitair bedrag aangerekend.
• Bij annulering minder dan 60 dagen voor aankomst (laattijdige verbreking van het contract) wordt 50 % van het forfaitair bedrag aangerekend.

De gegevens, die je in het kader van deze reservering meedeelt, worden opgeslagen in het gegevensbestand dat beheerd wordt door Heuvelsven vzw. Ze worden uitsluitend gebruikt om je verder te informeren omtrent het geboekte verblijf en over onze activiteiten. Ingevolge de wet van 8 december 1992 ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer heb je het recht tot inzage van je eigen gegevens evenals het recht om een verbetering ervan te vragen.

Elke bezoeker verklaart zich stilzwijgend akkoord met de domeinregels en de algemene voorwaarden door de reservatie van een verblijf, de betaling van het voorschot of door het betreden van het domein. Het bestuur van Heuvelsven vzw is gemachtigd om elke bezoeker of gast de toegang tot het domein te ontzeggen ingeval deze de wet, de bepalingen van de domeinregels of algemene voorwaarden overtreedt. Alle geschillen omtrent de naleving van dit reglement zullen beslecht worden voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Tongeren Het Belgisch recht is van toepassing.